Este é o post final de uma série de quatro partes sobre a execução de um unconference edcamp. Você pode encontrar links para os posts anteriores, no final deste post.
Depois de ter tomado o cuidado de todas as coisas importantes, como garantia de um local, encontrar patrocínio e montar uma equipe, há abundância de pequenos detalhes para cuidar. Alguns destes podem ser realizadas no início do jogo e alguns podem ser deixados para a última hora.
Fazer um site
Uma vez que você está confiante de que seu evento vai acontecer, faz sentido para construir um site simples para começar a publicidade e espalhar a palavra sobre o seu evento. Você pode usar um modelo simples Wordpress como o site Philly edcamp ou qualquer outro construtor de sites que você se sinta confortável usando. Você pode entrar em contato com um dos organizadores edcamp Philly cerca de ingressar no domínio edcamp.net.
Você também pode usar seu site para mostrar os participantes e patrocinadores, bem como anfitrião a programação e informação para o dia do evento.
para se alimentar ou não alimentar
Depois de ter satisfeito os seus custos básicos para colocar sobre o evento, você pode começar a pensar se você tem fundos sobras suficientes para fornecer café da manhã e /ou almoço para seus participantes. Você também pode querer procurar patrocinadores que podem doar alimentos, tais como cafés e restaurantes locais. Alimentando os participantes não é necessário, mas é sempre bom ter um pouco de café e as coisas para roer antes de um longo dia de conversa.
Live Streaming
Alguns edcamps forneceram transmissões ao vivo das sessões através da criação de salas com equipamento de streaming. Outros tiveram os participantes executam ao vivo UStream feeds de sessões. Este é sempre um toque agradável para aqueles que querem assistir de longe.
Use Twitter
Muitos participantes edcamp são tweeters prolíficos. É sábio para criar uma conta no Twitter para o seu evento (ou seja @edcampphilly ou @edcampnyc) para transmitir atualizações. Você também deve decidir o que a hashtag oficial para a conferência será de modo que é fácil de seguir as conversas Backchannel durante o evento.
Accessorizing
Muitos edcamps têm t-shirts e você pode querer investir em colhedores ou outros itens "ganhos". Você também pode solicitar estes de patrocinadores, se eles podem fornecê-los. Desde edcamps são eventos populares, estes tipos de itens são geralmente desnecessário, por isso cabe à equipe organizadora se eles estão ou não presentes.
Faça um final Passo a passo
Se você está segurando o seu evento em um local com o qual você não está familiarizado, visitar o local algumas semanas antes de fazer um passo a passo de cada quarto para examinar a sua capacidade e amenidades, bem como para verificar a curta distância de estacionamento, restaurantes e transportes públicos.
No dia do evento, é importante ter sinais apontando as pessoas na direção certa. Se você não estiver usando todos os quartos, você pode colocar sinais fora dos quartos que você irá utilizar para torná-los mais fáceis de localizar.
Criar um Conselho Scheduling
O conselho de agendamento deve ser feito de antemão, mas não vai ser preenchido até à manhã do evento. A placa deve ter intervalos de tempo sobre o número da esquerda e da sala na parte superior. Os participantes podem preencher um cartão de índice ou item semelhante com o seu título da sessão para colocar em um intervalo de tempo. Se você tem quartos com comodidades especiais, como projectores ou streaming ao vivo, classificá-los como tal que as pessoas saibam o que cada quarto tem a oferecer.
Have Fun
A coisa surpreendente sobre um edcamp é que ele basicamente, é executado em si. Como as sessões são executados pelos presentes, há pouco para o organizador (s) para fazer, exceto se certificar de que eles estão se movendo ao redor e monitorização que tudo está funcionando perfeitamente.
Para ver o que um edcamp parece em ação e ouvir mais de participantes, veja este vídeo por True Life Mídia:.
Ed acampamento de A Verdadeira Vida de mídia on Vimeo
Ver mensagens edcamp anteriores:
Part One: An Introduction to edcamp
Part Two: Cuidar do "Big Stuff"
Parte III: Financiamento um Edcamp
Blog de Mary Beth Hertz