Questo è il post finale in una serie in quattro parti su esecuzione di un non-conferenza edcamp. È possibile trovare i link ai post precedenti, alla fine di questo post.
Una volta che hai preso cura di tutte le cose importanti come protezione di un luogo, trovando la sponsorizzazione e insieme una squadra, ci sono un sacco di piccoli dettagli per prendersi cura di. Alcuni di questi può essere realizzato in precedenza nel gioco e alcuni possono essere lasciati fino all'ultimo minuto.
Fare un sito web
Una volta che siete sicuri che il vostro evento accadrà, ha senso per costruire un semplice sito web per iniziare la pubblicità e diffondere la parola del tuo evento. È possibile utilizzare un semplice modello di Wordpress come il sito Philly edcamp o di qualsiasi altro costruttore del luogo ti trovi bene con. È possibile contattare uno dei edcamp Philly organizzatori di aderire al dominio edcamp.net.
È inoltre possibile utilizzare il sito per mostrare i partecipanti e gli sponsor, così come ospite il calendario e le informazioni per il giorno della manifestazione.
è possibile alimentare o non alimentare
Una volta che hai soddisfatto i costi di base per mettere su l'evento, si può iniziare a pensare se si dispone di fondi sufficienti avanzi per fornire la prima colazione e /o pranzo per i partecipanti. Si consiglia inoltre di cercare sponsor che possono donare cibo, come caffetterie locali o ristoranti. Nutrire il tuo partecipanti non è necessario, ma è sempre bello avere un caffè e le cose da sgranocchiare prima di una lunga giornata di conversazione.
Live Streaming
Alcuni edcamps hanno fornito stream di sessioni attraverso la creazione di stanze con attrezzature streaming. Altri hanno avuto i partecipanti che eseguono dal vivo UStream feed da sessioni. Questo è sempre un tocco di classe per chi vuole assistere da lontano.
utilizzare Twitter
Molti partecipanti sono edcamp tweeter prolifici. E 'saggio per creare un account Twitter per il vostro evento (i.e @edcampphilly o @edcampnyc) per trasmettere gli aggiornamenti. Si dovrebbe anche decidere cosa l'hashtag ufficiale per la conferenza sarà in modo che sia facile da seguire le conversazioni via back-channel durante l'evento.
Accessorizing
Molti edcamps hanno tee shirt e si consiglia di investire in cordini o altri oggetti "swag". È inoltre possibile sollecitare questi da sponsor se sono in grado di fornire loro. Dal momento che edcamps sono eventi di base, questi tipi di elementi sono generalmente inutili, per cui spetta al team organizzativo se sono presenti o meno.
Fare un finale Soluzione
Se si sta tenendo la evento in un luogo con il quale non si ha familiarità, visitare il luogo un paio di settimane prima di fare una procedura dettagliata di ogni stanza per esaminare la sua capacità e servizi, nonché per controllare pochi passi da parcheggi, ristoranti e trasporti pubblici.
Il giorno della manifestazione, è importante avere segni puntano persone nella giusta direzione. Se non si utilizzano tutte le camere, è possibile inserire i segni di fuori delle sale che verrà utilizzato per renderli più facili da individuare.
Crea un Consiglio Pianificazione
La scheda di pianificazione deve essere fatta prima del tempo, ma non sarà compilato fino alla mattina della manifestazione. La scheda dovrebbe avere fasce orarie sul numero di sinistra e di stanza lungo la parte superiore. I partecipanti possono compilare una scheda o un elemento simile con il loro titolo di sessione per mettere in un intervallo di tempo. Se si dispone di camere con servizi speciali come proiettori o live streaming, li etichetta come tale così la gente sa che cosa ogni camera ha da offrire.
Buon divertimento
La cosa sorprendente di un edcamp è che in pratica si corre. Dal momento che le sessioni sono gestite dai partecipanti, c'è poco per l'organizzatore (s) da fare se non fare in modo che essi si muovono e monitoraggio che tutto proceda bene.
Per vedere ciò che un edcamp assomiglia in azione e sentire di più da partecipanti, check out questo video di Vera Vita media:.
Ed Campo da True Life Media su Vimeo
Vedi le post precedenti edcamp:
Prima parte: Introduzione alla edcamp
Parte seconda: prendersi cura del "Big Stuff"
Parte terza: Finanziamento un Edcamp
Il blog di Mary Beth Hertz