Avez-vous déjà joué le jeu d'association avec un enfant en bas âge? Qui gagne habituellement? Dans de nombreux cas, il est l'enfant qui a une mémoire incroyable pour se souvenir de ce qui était là où il y a un instant. Ils semblent savoir exactement où les choses sont et où aller pour les récupérer.
Si seulement les adultes peuvent appliquer la stratégie d'un enfant en bas âge quand il vient à mettre les choses loin! On estime que nous dépensons 150 heures chaque année à la recherche d'informations égaré et d'autres articles. Voilà près de quatre semaines de travail. Avez-vous déjà travaillé sur un document, puis moments plus tard pouvez pas sembler le trouver? Vous vous grattez la tête, sachant qu'il faut que ce soit à proximité. Vous commencez à regarder partout pour elle, même les endroits que vous le savez peut-être pas. Vous pourriez même demander à un collègue de travail s'ils l'ont pris! Vous commencez à penser que vous perdez votre esprit - «Ai-je vraiment juste avoir ce document ou je rêve il?" Frustrant est-il pas? Et de penser que nous pourrions être dans cet état d'esprit frustré 150 heures est un gaspillage de temps et d'énergie.
5S est une technique qui permet de garder une zone toujours propre et bien organisé, invitant ainsi l'efficacité et la productivité. Les cinq étapes dans l'ordre sont Trier, Redresser, Sweep, Standardiser et Sustain.
Mise au point sur le deuxième "S" de Redresser, le mantra doit être "Un endroit pour tout. Tout à sa place." Quand vous savez précisément où quelque chose est conservé, vous pouvez toujours trouver. Et quand vous avez fini d'utiliser quelque chose de le ranger est plus facile aussi.
Quelle est votre tendance lors de la mise de nouveaux éléments dans votre maison ou au bureau? Avez-vous simplement les poser quelque part jusqu'à ce que vous en avez besoin plus tard? Si vous ne choisissez pas une «maison» pour un nouvel élément, il sera assis autour, en prenant de l'espace et de devenir l'encombrement. La meilleure façon de choisir la bonne maison pour un article est de penser à comment et où cet élément va se habituer. Est-ce un liant qui vous référencez fréquemment? Si oui, il appartient probablement sur votre bureau ou dans une tête de cabinet.
Voici quelques zones qui se trouvent dans la plupart des espaces de bureau:
a. Desktop b. Tiroirs de bureau
c. Informatique et espace informatique
d. tiroirs de dépôt
e. Armoires suspendues /bacs
f. Espace sous le bureau
g. Espace sur le dessus des armoires de classement
h. Etagères
i. Bulletin /Tableaux effaçables à sec de la j. Une table de travail ou contre
fois que vous identifiez les zones de votre bureau, vous aurez besoin de définir la façon dont chaque zone sera utilisée. C'est à dire. Si vous avez des tiroirs 4 de classement, comment chacun être utilisé? on peut-être pour les fichiers employé /RH, une 2e sera pour le matériel de formation et de commerce publications. Le troisième tiroir pourrait être pour les fichiers de projets de clients actuels et peut-être le 4ème magasin sera pour les contrats des 3 dernières années de projets clients.
Définition des zones spécifiques de votre bureau, il est plus facile d'attribuer "maisons" pour des choses comme ils entrent dans votre bureau. Et une fois qu'un élément a une maison spécifique, il va se habituer plus fréquemment et ranger le plus souvent, ce qui rend facile de trouver la prochaine fois qu'il est nécessaire.